Vor kurzem wurde in meiner Dynamic Publishing Serie für Cleverprinting der dritte Teil veröffentlicht. In dieser Folge dreht sich alles um Redaktionssysteme und darum, wie sich mit ihnen ein völlig neues Level in der Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden erschließen lässt.
Den Artikel gibt es wieder als PDF-Download unter:
http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html
Nachfolgend finden Sie ein paar Auszüge aus dem Newsletter. Die vollständige Fassung können Sie oben bei Cleverprinting herunterladen.
Redaktionssysteme sind das Getriebe von Dynamic Publishing. Bei ihnen laufen alle Inhalte, Layouts und Arbeitsanweisungen zusammen. Sie managen Erstellungs- und Ausgabeprozesse und steuern Automatisierungen an. Das System übernimmt so quasi die Rolle eines virtuellen Projektmanagers. Für Dynamic Publishing ist eine solche Instanz unerlässlich: Der Status eines Projektes ist schließlich ausschlaggebend für die weitere Verarbeitung im System. Klassische Abstimmungen, etwa auf Basis von E-Mails oder persönlichen Gesprächen, verlieren dadurch zwar nicht an Bedeutung, erfolgen aber ohne direkte Rückkopplung in die Publishing-Umgebung. Also sind neue Kollaborations-Formen gefragt. Werden die vielen Vorteile von Dynamic Publishing mit der Gängelung durch ein Computer-System erkauft?
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Kommunikation erfolgt im Redaktionssystem hauptsächlich über das Ein- und Auschecken. Beim Auschecken sperrt ein Benutzer einzelne Aufgaben um diese bearbeiten zu können. Ist er damit fertig, checkt er das Objekt wieder in das System ein. Er stellt also seine aktuelle Version für die weitere Bearbeitung im Workflow zur Verfügung. Dabei erscheint ein Dialog (Abbildung), in dem sich der neue Projektstatus sowie die für den nächsten Schritt verantwortliche Person festlegen lassen. Diese Person erhält dann eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe – und kann diese wieder aus dem System auschecken.
Während dem Arbeiten entsteht quasi unbemerkt ein Geflecht, aus dem sich jederzeit der aktuelle Status des Projekts einsehen lässt. Das Redaktionssystem bietet dazu intelligente Suchmechanismen mit tabellarischen Übersichten, die angeben, welches Teilprojekt wo und mit welchem Status zu bearbeiten ist. Es wird auch angezeigt, wenn jemand gerade aktiv an einer Aufgabe arbeitet und diese vom System ausgecheckt hat. So wird Projektcontrolling zum kostengünstigen Kinderspiel, da gerade das laufende Nachfragen und Nachfassen in klassischen Projekten der wesentliche Kommunikationsaufwand ist. Sie können sich also auf die entscheidenden Informationen konzentrieren. Der ganze Prozess wird vom Redaktionssystem immer in Echtzeit abgebildet. Besonders wenn es um Ressourcenplanung geht ist das ein unverzichtbarer Vorteil, da das System direkt in den Publishing-Vorgang der Layoutprogramme eingebunden ist und so die verbreitete „Planungs-Müdigkeit“ gar nicht erst aufkommen kann.
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Redaktionssysteme wirken dabei auf der Atom-Ebene einer Publikation. Jede Seite wird in ihre einzelnen Komponenten wie Layouts, Texte und Bilder zerteilt. Diese Komponenten wiederum können von unterschiedlichen Personen gleichzeitig bearbeitet werden. So ist es möglich, dass ein Grafiker im Layoutprogramm an Seitenaufbau und Text-/Bild-Komposition arbeitet während gleichzeitig ein Redakteur online an den Texten schreibt. Immer wenn einer der Beteiligten eine neue Version im System abspeichert, wird die Darstellung des anderen aktualisiert. Obwohl gleichzeitig am selben Projekt gearbeitet wird, bricht kein Chaos aus – die Aufgaben sind via Redaktionssystem klar verteilt. Nicht nur unter Zeitdruck ist das ein enormer Vorteil, da keine Leerlaufzeiten mehr entstehen, wenn die Projektbeteiligten aufeinander warten müssen.
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So kann Kollaboration heute aussehen: Online mit klar verteilten Aufgaben und Projektstati, neuen Möglichkeiten und in Echtzeit. Für Agenturen ist das nicht nur bei Periodika und Corporate Publishing spannend sondern bei sehr vielfältigen Projekten vom Geschäftsbericht über die Produktbroschüre bis hin zum Datenblatt. Redaktionssysteme bilden damit die Grundlage für Dynamic Publishing. Wenn ein Projekt etwa den Status „Druckfreigabe“ erreicht wird nicht nur gedruckt sondern auch ins Web publiziert und getwittert. Wie solche Prozesse von statten gehen ist Thema des nächsten Teils dieser Serie.
Vollständiger Text abrufbar unter http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html
