Der erste Teil ist vor kurzem erschienen:
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Viel Spaß beim Lesen!

Nachfolgend finden Sie ein paar Auszüge aus dem Newsletter. Die vollständige Fassung können Sie oben bei Cleverprinting herunterladen.

Redaktionssysteme sind das Getriebe von Dynamic Publishing. Bei ihnen laufen alle Inhalte, Layouts und Arbeitsanweisungen zusammen. Sie managen Erstellungs- und Ausgabeprozesse und steuern Automatisierungen an. Das System übernimmt so quasi die Rolle eines virtuellen Projektmanagers. Für Dynamic Publishing ist eine solche Instanz unerlässlich: Der Status eines Projektes ist schließlich ausschlaggebend für die weitere Verarbeitung im System. Klassische Abstimmungen, etwa auf Basis von E-Mails oder persönlichen Gesprächen, verlieren dadurch zwar nicht an Bedeutung, erfolgen aber ohne direkte Rückkopplung in die Publishing-Umgebung. Also sind neue Kollaborations-Formen gefragt. Werden die vielen Vorteile von Dynamic Publishing mit der Gängelung durch ein Computer-System erkauft?

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Kommunikation erfolgt im Redaktionssystem hauptsächlich über das Ein- und Auschecken. Beim Auschecken sperrt ein Benutzer einzelne Aufgaben um diese bearbeiten zu können. Ist er damit fertig, checkt er das Objekt wieder in das System ein. Er stellt also seine aktuelle Version für die weitere Bearbeitung im Workflow zur Verfügung. Dabei erscheint ein Dialog (Abbildung), in dem sich der neue Projektstatus sowie die für den nächsten Schritt verantwortliche Person festlegen lassen. Diese Person erhält dann eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe – und kann diese wieder aus dem System auschecken.

Während dem Arbeiten entsteht quasi unbemerkt ein Geflecht, aus dem sich jederzeit der aktuelle Status des Projekts einsehen lässt. Das Redaktionssystem bietet dazu intelligente Suchmechanismen mit tabellarischen Übersichten, die angeben, welches Teilprojekt wo und mit welchem Status zu bearbeiten ist. Es wird auch angezeigt, wenn jemand gerade aktiv an einer Aufgabe arbeitet und diese vom System ausgecheckt hat. So wird Projektcontrolling zum kostengünstigen Kinderspiel, da gerade das laufende Nachfragen und Nachfassen in klassischen Projekten der wesentliche Kommunikationsaufwand ist. Sie können sich also auf die entscheidenden Informationen konzentrieren. Der ganze Prozess wird vom Redaktionssystem immer in Echtzeit abgebildet. Besonders wenn es um Ressourcenplanung geht ist das ein unverzichtbarer Vorteil, da das System direkt in den Publishing-Vorgang der Layoutprogramme eingebunden ist und so die verbreitete „Planungs-Müdigkeit“ gar nicht erst aufkommen kann.

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Redaktionssysteme wirken dabei auf der Atom-Ebene einer Publikation. Jede Seite wird in ihre einzelnen Komponenten wie Layouts, Texte und Bilder zerteilt. Diese Komponenten wiederum können von unterschiedlichen Personen gleichzeitig bearbeitet werden. So ist es möglich, dass ein Grafiker im Layoutprogramm an Seitenaufbau und Text-/Bild-Komposition arbeitet während gleichzeitig ein Redakteur online an den Texten schreibt. Immer wenn einer der Beteiligten eine neue Version im System abspeichert, wird die Darstellung des anderen aktualisiert. Obwohl gleichzeitig am selben Projekt gearbeitet wird, bricht kein Chaos aus – die Aufgaben sind via Redaktionssystem klar verteilt. Nicht nur unter Zeitdruck ist das ein enormer Vorteil, da keine Leerlaufzeiten mehr entstehen, wenn die Projektbeteiligten aufeinander warten müssen.

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So kann Kollaboration heute aussehen: Online mit klar verteilten Aufgaben und Projektstati, neuen Möglichkeiten und in Echtzeit. Für Agenturen ist das nicht nur bei Periodika und Corporate Publishing spannend sondern bei sehr vielfältigen Projekten vom Geschäftsbericht über die Produktbroschüre bis hin zum Datenblatt. Redaktionssysteme bilden damit die Grundlage für Dynamic Publishing. Wenn ein Projekt etwa den Status „Druckfreigabe“ erreicht wird nicht nur gedruckt sondern auch ins Web publiziert und getwittert. Wie solche Prozesse von statten gehen ist Thema des nächsten Teils dieser Serie.

Vollständiger Text abrufbar unter http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html

Am 20. Mai 2010 durfte ich an der Dualen Hochschule in Mannheim in Kooperation mit dem Designzentrum Rhein-Neckar einen Abendvortrag über Dynamic Publishing halten. Ca. 80 Zuhörer; darunter Studenten, Dozenten der Hochschule und viele Praktiker aus der Branche; haben dabei einen Blick auf die Zukunft unserer Branche geworfen. Vom Print-Layout über den Tweet bis hin zum iPad-Magazin – und zurück. Eine faszinierende Entwicklung – die wir heute mitgestalten können! Nachfolgend der Kurzbericht der Veranstaltung und ein paar Fotos…

Der Beginn einer neuen Kooperation zwischen der Dualen Hochschule in Mannheim und dem Designzentrum Rhein-Neckar. Zukünftig werden einige unserer Veranstaltungen in der Dualen Hochschule stattfinden. Als erster Referent in den Räumen der DHBW hatten wir Herrn Georg Obermayr von der Adverma GmbH zu Gast. Sein Vortrag befasste sich mit dem Thema:

„Publishing der Zukunft – Dynamic Publishing“

Wie greifen in der Medienproduktion die Räderwerke zwischen den Kreativen und ihren Kunden künftig ineinander?

Die Publishing-Revolution ist voll im Gange. Web-to-Print, Redaktionssysteme oder Multichannel-Publishing sind in naher Zukunft keine Themen mehr für Spezialisten oder Early Adopter. Auf die Grafik- und Agenturbranche kommen neue Herausforderungen zu und nur, wer diese annimmt, wird im Wettbewerb bestehen können. Schon heute werden Inhalte über ausgefeilte Regelwerke in zuvor erstellte Templates eingefügt. Dadurch wird die Satzproduktion in weiten Teilen »industrialisiert«, was Zeit- und Kostenvorteile freisetzt.

Den Artikel gibt es wieder als PDF-Download unter:
http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html

Nachfolgend finden Sie ein paar Auszüge aus dem Newsletter. Die vollständige Fassung können Sie oben bei Cleverprinting herunterladen.

Web-to-Print im Jahr 2010 ist ein unübersichtlicher Markt. Mehr als 200 Firmen haben sich das Schlagwort auf die Fahnen geschriebenen und liefern doch ganz unterschiedliche Arten von Software. Die Bandbreite reicht von Drucksachenbestellshops, Online-Druckkalkulatoren, Digitaldruckanbindungen über ausgefeilte Template-Editoren bis hin zu Marken-Management-Systemen. So entstand ein enormer Hype mit viel Begriffs-Marketing, der oft verdeckt, wie substantiell die durch Web-to-Print provozierten Veränderungen für den Agentur- und Druckereisektor sind: Web-to-Print – Publishing meets Cloud Computing.

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Man könnte auch sagen: Die wichtigste Systemvoraussetzung, um zukünftig Drucksachen erstellen und bestellen zu können, ist das Internet. Diese neuen Möglichkeiten werden über Web-to-Print direkt in die Hände der Endanwender gelegt. Über autarke Internet-Oberflächen werden sie unabhängig von externen Satz-Dienstleistern und internen Marketing-Profitcentern. Dies führt zu einer deutlichen Dezentralisierung der Werbemittel-Erstellung. Bestechend an Web-to-Print ist, dass im Hintergrund das Gegenteil der Fall ist: Cloud Computing-Konzepten sehr ähnlich werden alle Marketing-Prozesse, Auftrags-Richtlinien und Qualitätsstandards (darunter nicht zuletzt das Corporate Design) an zentraler Stelle hinterlegt. Diese Informationen sind Grundlage für das Web-to-Print-System, das als eine Art Gatekeeper über die Einhaltung der Vorgaben wacht. Dadurch wird eine Prozesssicherheit und Qualitätskonsistenz erreicht, wie es über zentrale Fachabteilungen nie möglich wäre. Von besserer Reaktionszeit und Kostenersparnis ganz zu schweigen.

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Web-to-Print ist aber kein Agentur-Killer sondern eher ein Magnet für Neugeschäft – zumindest für Agenturen die den Trend antizipieren. Die Tätigkeiten, die sich um Aufbau und Pflege einer Web-to-Print Plattform ranken, sind wesentlich hochwertiger, als die, die abgelöst werden.

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Haben diese Kriterien für Sie Gewicht, kommen nur Lösungen in Betracht, die auf bekannten Layout-Programmen basieren: Also Adobe InDesign Server und/oder QuarkXPress Server. Systeme, die auf PDF oder eigens entwickelten Technologien setzen, sind zwar nicht prinzipiell schlechter, haben aber ihre Schwachstellen bei der Integration in bestehende Satz-Umgebungen. Aus diesem Grund finden sich vor allem bei großen Plattformen gerne Systeme auf Grundlage der Layoutklassiker, auch wenn diese in der Regel teurer sind.

Die gewählte Layout-Technologie ist entscheidend für die Möglichkeiten der Templates. Von deren Konzeption und Umsetzung hängt neben anderen Faktoren wie etwa Benutzeroberfläche, Bedienkomfort oder Bestellmöglichkeiten die Akzeptanz der Web-to-Print Plattform ab. Gute Templates erfordern Zeit sowie Erfahrung für Planung, Ausarbeitung und Qualitätssicherung. Ziel ist dabei immer wieder höchste Flexibilität – im Rahmen des Corporate Designs. Gerade in die großen Corporate Design Ordner wird gerne viel Geld investiert, entscheidend für die Praxistauglichkeit eines CDs ist aber nicht dieses Papierwissen, sondern der Werkzeugkasten für die Umsetzung. Web-to-Print ist hierzu ein unverzichtbarer Baustein geworden. Ein Web-to-Print-Template deckt im Idealfall immer auch die im CD-Manual definierten Ausnahme- und Verbotsfälle mit ab. Das Template ist das Programm gewordene Corporate Design Regelwerk. Da ist es klar, dass sich alle Vorgaben, die sich nicht computertauglich formulieren lassen, nur schwer in eine Layout-Vorlage packen lassen. Dazu zählen meist ästhetische Kriterien wie Bildauswahl oder -komposition.

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Anzeige – Anzeigen können ein Höchstmaß an Dynamik erreichenn, sofern das Web-to-Print-System Anpassungen der Seitengröße zulässt. Dann können sie an die Spaltenbreiten verschiedener Zeitungen angepasst werden. Im Beispiel wird die Anzeige verbreitert: Dabei wird das große Bild entsprechend erweitert, während der Zierbalken davor eine fixe Breite hat. Die Fließtextbox passt sich nicht nur in der Breite an, sondern, wenn mehr Text eingegeben wird, auch in der Höhe. Für Stellenanzeigen ist ein solcher Mechanismus unverzichtbar. Auch hier werden die Schutzräume um Logo und Adresse wieder akkurat eingehalten.

Die Beispiele zeigen: Aus Designern und Reinzeichnern werden Template-Programmierer. Ob ein Template funktioniert, entscheidet sich da bereits beim Design. Nicht alles was gut aussieht ist auch immer umsetzbar. Viele Tests, am besten über einen geplanten Zeitraum und einem erweiterten Personenkreis, mit Extrem-Parametern und oft auch übertrieben „dummen“ Herangehensweisen sind erforderlich, um ein Template bis in die Details zu perfektionieren. Hierfür ist es notwendig, die Möglichkeiten, wie sich ein Design in der Web-to-Print Praxis verändern kann, im Voraus zu bedenken. Vor diesem Hintergrund entstehen für Agenturen und Druckereien neue Wertschöpfungsmöglichkeiten, die wesentlich hochwertiger sind als die Tätigkeiten, die über Web-to-Print in die Hände der Anwender gelegt werden. So profitieren am Ende alle.

Vollständiger Text abrufbar unter http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html

Durch die kollaborative Zusammenarbeit in einem Redaktionssystem profitieren i.d.R. sowohl Kunde also auch Agentur bzw. Druckerei. Dies ist vor dem Hintergrund möglicher Geschäftsmodelle wichtig zu verstehen. Nachfolgende Angaben zu Prozessvereinfachungen und Kostensenkungen beziehen sich wieder auf das Quark Publishing System, kurz QPS, von Quark:

• Texte direkt in das Layout eingeben. Über ein integriertes Web-Interface können Ihre Kunden die Inhalte direkt in das Layout erfassen. Dadurch müssen alle Texte zukünftig nur noch einmal eingegeben und formatiert werden. Textübernahmen aus Word sind nicht mehr notwendig. Ebenfalls ist von Beginn an ersichtlich, ob ein Text in das Layout passt. Mehraufwände durch zu lange oder zu kurze Texte entfallen fast vollständig.
• Autorenkorrekturen selbst vornehmen. Über denselben Weg können Ihre Kunden zukünftig alle textlichen Autorenkorrekturen selbst vornehmen. Wenn man bedenkt, dass gerade bei umfangreichen Projekten die Autorenkorrekturen oftmals bis zu 60% von Zeit und Aufwand ausmachen ergeben sich so immense Kostenvorteile. Über das Reaktionssystem lässt sich weiterhin auch der unternehmensinterne Abstimmungsprozess abbilden. Die Korrekturzyklen mit der Agentur/Druckerei werden so auf ein Minimum begrenzt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Verfügbarkeit des Systems: Über den Webzugriff wird der Kunde unabhängig von Arbeits- und Reaktionszeiten des Kreativpartners.
• Echtzeit-Zugriff auf Dokumente. Aus dieser 24/7-Bereitschaft ergibt sich ein weiterer interessanter Aspekt: Die Notwendigkeit von Ansichts-PDFs des aktuellen Layout-Stands entfällt nahezu komplett. Immer wenn Agentur/Druckerei eine neue Version des Layouts absichern, wird die Ansicht auch automatisch im Web aktualisiert. Somit ist für den Kunden der aktuelle Stand in Echtzeit immer einsehbar. Er ist nicht mehr darauf angewiesen, dass ihm dieser manuell mitgeteilt wird. So wird der gesamte Kommunikationsprozess vereinfacht. Davon abgesehen, dass auch das Schreiben und Versenden vieler Ansichts-PDFs sehr zeitintensiv sein kann.
• Gleichzeitig an Projekten arbeiten. Durch die angesprochene Trennung von Layout und Inhalt können mehrere Leute im Redaktionssystem gleichzeitig am selben Projekt arbeiten. So lassen sich auch zeitliche Engpässe geschickt auflösen, da Kunde und Agentur/Druckerei nur noch selten aufeinander waren müssen.
• Verringerter Nachverfolgungsaufwand. Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto höher wird der administrative Aufwand für die Projektleitung: Wer macht gerade was? Welche Inhalte sind überfällig? Dieses ständige Nachfassen kann bei umfangreichen Projekten bis zu 20% der Zeit ausmachen und so stark Ressourcen binden. Über ein Redaktionssystem können mittels intelligenter Suchen alle offenen Aufgaben immer im Blick gehalten und gesteuert werden – auch hier natürlich wieder in Echtzeit.
• Automatisierungen. Ein weites Feld sind serverbasierte Automatisierungen. Als Beispiel sei hier nur die Erstellung von Druck-PDFs genannt. So können automatisch beim Statuswechsel auf „Druckfreigabe“ serverbasiert PDF/X-Dateien erzeugt werden. Das entlastet wiederum den lokalen Arbeitsplatz von wertvollerer Rechenzeit und sichert obendrein die Qualität. Auf ähnlichen Weg lassen sich E-Mail basierte Benachrichtigungen einrichten, welche die jeweiligen Projektbeteiligten über neue Aufgaben informieren.

Die möglichen Einsparungen sowohl in zeitlicher und finanzieller Hinsicht durch den Einsatz eines Redaktionssystems sind also enorm: Unternehmen bekommen in jeder Hinsicht wieder „mehr Luft“ um aktives und gewinnbringendes Marketing zu betreiben.  Ganz zu schweigen davon, dass ein solches System auch regulativ in die Prozessoptimierung eingreift. Somit stellen Redaktionssysteme, wie etwa das QPS, für Mediendienstleister einen wesentlichen Baustein dar, wenn es darum geht auch zukünftig am Markt bestehen zu können.

Georg Obermayr
zuerst erschienen im Deutschen Drucker 10/2010

Neue Tools auf technischer und organisatorischer Ebene spielen dabei eine zentrale Rolle. Ein gutes Beispiel sind Redaktionssysteme, die es lange am Markt gibt, aber in ihrer Bedeutung außerhalb der Zeitungsbranche meist verkannt werden. Dabei entsteht gerade mit einem klug eingerichteten Redaktionssystem für alle Beteiligten eine echte win-win-Situation. Medienbetriebe können gegenüber ihren Kunden schneller reagieren und bessere Services anbieten. Die Marketingabteilungen in den Unternehmen können umgekehrt bestimmte Aufgaben selbst übernehmen und Automatisierungspotentiale nutzen. So werden wiederum finanzielle Kapazitäten frei.

Produktdatenblätter, etwa von Software- oder Industrieunternehmen, sind ein gutes Beispiel für diese enormen Vorteile. Sie zeigen, wie modernes Publishing ohne Medienbrüche aussehen kann: Wurden solche Datenblätter bisher in Programmen wie Word oder PowerPoint erstellt, hatte dies in den meisten Fällen eine schlechte Umsetzungsqualität und ein verwässertes Corporate Design zur Folge. War dann eine professionelle Printproduktion notwendig mussten die Inhalte aus Word per Hand in eine geeignete Satzumgebung – etwa InDesign oder XPress – überführt werden. Diese Mehraufwendungen, entstehend durch die Pflege zweier Systeme, sind aus qualitativer und finanzieller Sicht nicht mehr zeitgemäß. Davon abgesehen, dass die Unternehmen selbst im schlimmsten Fall nicht mehr schnell genug auf den Markt reagieren können.

Ein Redaktionssystem löst diese Probleme, indem es die Unternehmen direkt in eine professionelle Satzumgebung einbindet. So macht jeder Projektbeteiligte, was er am besten kann: Die Unternehmen erstellen die Inhalte, welche dann idealerweise automatisch zu akkurat gestalteten Druckvorlagen umgestrickt werden.

Bei diesem Datenblattprojekt sind mehrere Personen beteiligt: Der technische Inhalt kommt aus dem Produktmanagement, die verkaufsorientierten Punkte in einer abgetrennten Spalte liefert das Marketing, lektoriert wird ebenfalls im Marketing. Grafische Arbeiten erfolgen extern bei einer Agentur, die finale Freigabe für das Datenblatt gibt der Vertrieb. Als Redaktionssystem kommt das lange bewährte Quark Publishing System, kurz QPS, von Quark zum Einsatz.

Die Inhalte werden online direkt in das Layout erfasst. Dazu loggen sich Produktmanagement und Marketing in eine Web-Plattform ein und erstellen ein neues Projekt auf Basis einer hinterlegten Vorlage. Ähnlich einem Web-to-Print System können anschließend alle Texte stand- und umbruchgenau in den Satzspiegel gestellt werden. Auch die Formatierung des Textes erfolgt online. Darunter liegt mit dem QuarkXPress Server dieselbe Technologie, die auch beim professionellen Designer zum Einsatz kommt. Eine CD-konforme hochwertige Umsetzung ist somit sichergestellt. Ebenfalls ist sofort ersichtlich, ob der Text in das Layout passt oder zu lang ist.

Redaktionssysteme basieren auf Projektstati und –zuordnungen. Ist der Text also über das Web fertig erfasst wird er im Status „Satz“ an die externe Agentur weitergeleitet. Diese übernimmt die fertigen Texte ohne großen Aufwand in die Vorlage und fügt die verschiedenen Elemente zusammen. Satzaufwand fällt außer einer kurzen Qualitätssicherung nichts mehr an. Dazu kommen nur noch klassische Agentur-Aufgaben wie etwa Bildrecherche oder spezielle Gestaltungen.

Gleichzeitig kann aber in Marketing und Produktmanagement weiter am Datenblatt gefeilt werden: Denn im Redaktionssystem werden Layout und Inhalt voneinander getrennt. So geht keine wertvolle Zeit beim gegenseitigen „aufeinander warten“ mehr verloren. Arbeitet der Redakteur online im Text, werden Layout-Änderungen sofort angezeigt, wenn der Layouter eine neue Version absichert. Umgekehrt werden auch Textänderungen wieder in das Layout eingespielt. So kann etwa ein Text noch durch verschiedene Abteilungen regidiert werden während gleichzeitig bereits am Layout gearbeitet wird.

Für das Lektorart gibt es im Redaktionssystem spezielle Kommentar- und Redlining-Funktionen. Die inhaltlich Verantwortlichen können so entscheiden, welche Korrekturen in das Layout übernommen werden sollen.

Sind alle Bestandteile des Datenblattes soweit fertig gestellt wird das Dokument zur finalen Prüfung an den Vertrieb weitergeleitet. Ist auch hier alles in Ordnung wird der Status für das Projekt auf „Druckfreigabe“ gesetzt. Je nach Konfiguration des Workflows können dann automatisch Druck- und Ansichts-PDFs via QuarkXPress Server erzeugt werden. Ebenfalls ist es möglich über eine XML-Ausgabe auch crossmediale Pfade zu beschreiten.

Natürlich ist ein solcher Workflow nie linear: Auch das Redaktionssystem passt sich den Gegebenheiten des jeweiligen Projekts an und reagiert flexibel auf Veränderungen. Im zweiten Teil der Serie erfahren Sie, wie sich der Einsatz eines Redaktionssystems finanziell niederschlägt und welche Einsparpotentiale sich daraus ergeben.

Georg Obermayr
zuerst erschienen im Deutschen Drucker Ausgabe 09/2010

http://www.cleverprinting.de/dynamic_publishing.html (PDF-Download)

Das Thema Dynamic Publishing ist “heiß”. Es wird immense Auswirkungen auf Tätigkeiten, Aufgabenverteilungen und Wertschöpfungsketten von Agenturen/Druckereien und Kunden haben.

Nachfolgend finden Sie ein paar Auszüge aus dem Newsletter. Die vollständige Fassung können Sie oben bei Cleverprinting herunterladen.

Was denken Sie: Wo geht die Reise hin im Publishing?

Auf den Punkt gebracht ist Dynamic Publishing das automatisierte Erstellen von Layouts. Die Inhalte werden dabei über ausgefeilte Regelwerke in zuvor erstellte Templates (Layoutvorlagen) einmontiert. Dadurch wird die Satzproduktion in weiten Teilen „industrialisiert“, was Zeit- und Kostenvorteile freisetzt. Dies darf aber nicht zu lasten der Qualität gehen: Dynamic Publishing-Systeme sollen keine monotonen Industriekataloge ausspucken, sondern grafisch und typographisch anspruchsvolle Produkte ohne Kompromisse erzeugen.

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Klar ist, dass sich der Fokus der Beteiligten verschieben wird: Werbeagenturen werden zu Lieferanten von

• „Frameworks“ etwa in Form von Vermarktungsstrategien, Corporate Design-Richtlinien und Layout-Templates und
• „Tools“ etwa in Form von Web-to-Print System, Redaktionslösungen oder Content Management-Umgebungen.

Ein guter Teil der Medienproduktion wird sich in die Betriebe selbst verlagern. Aber auch dort nicht notwendigerweise nur in die Marketingabteilung, sondern via Internet direkt an jeden einzelnen Arbeitsplatz.

[...]

Diese Entwicklung hat auch Auswirkungen auf die Berufsbilder. Viele Fachleute aus dem Satz- und Vorstufen-Bereich entwickeln sich zu „Grenzgängern“ und versuchen, Themen wie PrePress-Technik, Typographie, Musterseitenbau, Projektberatung und IT unter einen Hut zu bekommen. Auch der Gestaltungsprozess ändert sich durch das „Denken in Templates“. Bereits heute zeichnen sich neue Berufsbezeichnungen wie Template-Bauer, Publishing-Projektmanager oder Plattform-Architekten ab. Wer Generalist und gleichzeitig Fachperson in möglichst vielen Teilbereichen ist, wird in dieser veränderten Berufswelt wohl am besten zu Recht kommen. Gleichzeitung muss die grafische Industrie verhindern, dass sie nicht ausblutet und ihre besten Mitarbeiter verliert: Denn auch in den Kunden-Betrieben selbst wird es einen gesteigerten Bedarf an Leuten geben, welche die komplexen Publishing-Systeme betreuen. Vor diesem Hintergrund steht das Thema Ausbildung: Die „klassischen“ Medien-Berufe (vom Mediengestalter und Grafiker bis hin zum Berater) sind nur schlecht auf diese Veränderungen vorbereitet – überzeugende Konzepte fehlen bislang.

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Wie diese Techniken im Zusammenspiel eine neue Generation von Publishing-Lösungen ausgestalten wird in den nächsten Folgen dieser Serie beschrieben. Fest steht aber: Die Potentiale beim Kunden, von Zeit- und Kosteneinsparungen bis hin zu Qualitätssteigerungen, sind enorm. Die Publishing-Revolution ist voll im Gang.

Der Verein für saubere Druckdatenerstellung, PDFX-ready, hat einen neuen Leitfaden veröffentlicht. Dieser steht ab sofort zum kostenlosen Download bereit.

Der Leitfaden beschreibt über die Grundlagen der PDF/X-Standards, dem korrekten Layoutaufbau, der PDF-Ausgabe, den PDFX-ready Prüfprofilen, Transparenzen, Farbmanagement und Proofs bis hin zu Druckstandards die komplette Bandbreite moderner PDF-Workflows.

In der Arbeitsgruppe Technik von PDFX-ready haben wir dieses Werk in den letzten Monaten ausgearbeitet. Wir hoffen, dass der Leitfaden zur interessanten und lohnenden Lektüre für alle “PDF/X-ler” wird.

Über die letzten Monate haben wir bei PDFX-ready fast alle Settings und Empfehlungen überarbeitet und optimiert. Die neuen Vorgaben tragen die Versionsnummer V1.3. Dabei ging es dieses mal nicht um einschneidende Änderungen sondern um viele kleine Verbesserungen im Detail:

• PDF-Prüfprofile V1.3: Hier wurden hauptsächlich die neuen Farbprofile der ECI integriert und die Prüfungen des Gesamtfarbauftrags angepasst. Weitere Details im Changelog.
• Bridge Settings V1.3: Auch hier wurden die neuen ECI-Farbprofile eingesetzt.
• PDF-Exportstile V1.3 für InDesign CS4: Die JPEG-Kompression erfolgt ab sofort mit “maximaler” Qualität (vorher: “hohe” Qualität). Diese Änderung ist notwendig geworden, da mit InDesign CS4 bei gleichen Einstellungen wie in CS3, eine wesentlich niedrigere Ausgabe-Qualität der Bilder erreicht wird. Ein sofortiges Update wird daher empfohlen.
• Live-Preflight V1.3 für InDesign CS4: Hier wurde ausser der Versionierung nichts angepasst.
• PDF-Exportstile V1.3 für XPress 7 und 8: Kompression analog zu InDesign angepasst; Transparenzverflachung für importierte transparente PDFs definiert (nur XPress ab 8.1); neue ECI-Farbprofile integriert.

Alle Einstellungen gibt es wie gewohnt im Download-Bereich von PDFX-ready.
Wir, die Arbeitsgruppe Technik von PDFX-ready, sind natürlich immer an Ihrem Feedback interessiert.

Im Januar wird noch der neue PDFX-ready Leitfaden veröffentlicht, der die Qualitätsstandards von PDFX-ready  vor allem für Einsteiger durchgängig beschreibt.

Die große Aufgabe für 2010 ist nun der PDFX-ready Workflow V2.0. Darin sollen erstmals Regeln für PDF/X-4 basierte PrePress-Workflows (mit und ohne RGB) beschrieben werden. Natürlich sind wir auch hier stark an Ihrem Feedback aus der Praxis interessiert.

Für alle von der Transparenz-Ausgabe geplagten Anwender von XPress 7 und 8.0x ist das sicher ein Grund zur Freude. Aus meiner Erfahrung hatte ein Großteil der Probleme bei der PDF-Erzeugung irgendetwas mit Transparenz zu tun. Quark wusste um diese Schwachstelle und hat jetzt für Abhilfe gesorgt.

Transparenz-Interface in XPress 8.1

Jedoch gibt es bei dieser Ankündigung ein ABER: Quark hat nicht – wie zu hoffen gewesen wäre – die komplette PDF-Engine auf eine neue Basis gestellt, etwa der neuen Technologie von Global Graphics. Stattdessen wurde die bestehende Technologie, mit PostScript als Zwischenstation, an einigen Stellen aufgebohrt. Die Ausgabe von Transparenz erfolgt mithilfe sog. PDFMarks, welche die Transparenz durch PostScript, welches keine Transparenz versteht, schleusen. Auf diese Weise hat Quark auch die Ausgabe von XPress-Ebenen in PDF-Ebenen (Optional Content Groups) realisiert. Eine komplette Neuarchitektur der PDF-Ausgabe inkl. Farbmanagement bleibt wohl späteren Versionen von XPress vorbehalten. Es spricht für Quark, dass das drängende Problem trotzdem über eine solche Zwischenlösung angegangen wurde.

Dieser technische Unterbau ist je nach Sichtweise und Workflow ein großes, kleines oder auch gar kein Problem. Im besten Fall werden alle Ihre bisherigen Probleme gelöst ohne das neue dazukommen. Weil das aber nicht immer der Fall ist hier die wichtigsten Tipps zur Ausgabe von Transparenz via PDFMarks in XPress 8.1:

Importierte Transparenz
Auch XPress 8.1 kann keine transparenten Objekte in AIs oder PDFs nativ importieren. Diese werden durch XPress verflacht. Neu ist, dass sich die Reduzierungsauflösung für diese Objekte bei der Ausgabe steuern lässt. Die Vorgabe von 300 ppi ist dabei wohl in vielen Fällen zu wenig. In meinen Tests war immer wieder auch der Maximalwert von 1200 ppi geboten.
Um dieses Problem zu umgehen empfiehlt es sich transparente PDFs vor dem Import in Acrobat zu verflachen. Anstelle von AIs sollten Sie aus Illustrator heraus weiter EPSe in XPress zu platzieren. Somit übernimmt Illustrator die Verflachung der Elemente und nicht XPress was in einigen Fällen zu besseren Ergebnissen führt.

Importierte AI- bzw. PDF-Transparenz in XPress 8.1

Schlagschatten
Auch bei nativer Ausgabe von Transparenz müssen Schlagschatten weiterhin gerendert werden. Diese kommen dann als sog. „soft image mask“ im PDF an. Diese Maske hat natürlich weiterhin eine Bildauflösung. Hier greift also auch in XPress 8.1 der Wert für das Rendering von Schlagschatten.
Die Vorgabe von PDFX-ready von 449 ppi für Schlagschatten erschien mir in XPress 8.1 an manchen Stellen etwas zu niedrig. So hatten Schatten am Monitor Posterisierungen und Halo-Effekte. Eine Erhöhung der Auflösung auf 800 ppi hat hier Abhilfe gebracht. Im Proof haben sich diese Probleme jedoch nicht bestätigt.

Schlagschatten in RGB und Lab
Auch wenn Sie Ihre Schlagschatten in RGB oder Lab aufbauen und „Unverändert“ ausgeben wandelt XPress 8.1 diese nach CMYK um. Diese Logik war bei verflachter Ausgabe notwendig und ist jetzt bei unverflachter Ausgabe wohl als Relikt zu betrachten.

Farbmanagement
Für das Farbmanagement heißt diese Zwischenlösung auf Basis von PDFMarks, dass sich nichts geändert hat. Die Architektur ist ja dieselbe geblieben. Auch jetzt ist es also nach wie vor sehr schwierig bis unmöglich medienneutrale PDFs zu erstellen. Hauptgründe dafür sind das eigenwillige Objekt-Tagging Verhalten von XPress sowie das Verwerfen das Original-Profilnamens bei der PDF-Ausgabe.

PDF/X-4
Weiterhin: Aus XPress 8.1 lässt sich kein PDF/X-4 mit nativen Transparenzen erzeugen. Jedes PDF aus XPress 8.1, das Live-Transparenz enthält, ist unzertifiziert. Ein PDF/X-4 Support hätte für Quark weiter reichende Folgen etwa bei der Ausgabe von Fonts, Farben oder Metadaten gehabt.
Leider ist es aktuell nur schwer möglich aus einem solchen XPress 8.1 PDF im Workflow ein PDF/X-4 zu erzeugen. Nicht alle Objekte lassen sich von Callas Profilen PDF/X-4 konform „fixen“. Dies betrifft vor allem ein Problem mit TrueType Fonts. Mit einigen Umwegen können Sie es umgehen:

[Update:] Es gibt noch einen Workaround um das TrueType Problem zu umgehen. Mit der PDF Toolbox von Callas können Sie dazu das Fixup “TrueType-Schriften nach CID umwandeln” verwenden. Somit wird die Restriktion von PDF/X-4 umgangen.

Welche Anwendungsbereiche ergeben sich somit aus den neuen Transparenz-Möglichkeiten in XPress 8.1? Zum einen wird die Ausgabe wesentlich schneller und stabiler. Auch wenn Sie weiterhin PDF/X-1a, also ein verflachtes PDF, an Ihre Druckerei geben, sollten Sie in Erwägung ziehen aus XPress unverflacht auszugeben. Die Reduzierung und PDF/X-Verifizierung würde dann durch Adobe Technologie im PDF erfolgen. Besonders bei kniffligen Vektor-Reduzierungen kann das Gold wert sein. Das bisherige Hauptmanko der Transparenz-Ausgabe von XPress lässt sich also jetzt einfach umgehen.
Auch für Screen-PDF sollten Sie zukünftig auf die in diesem Kontext schon länger nicht mehr notwendige Verflachung verzichten. Die PDFs werden dann auch kleiner.
Sollte das Ausgangs-PDF von XPress 8.1 zukünftig auch für PDF/X-4 geeignet sein, ließen sich diese auch in „CMYK only“ Workflows mit nativer Transparenz einsetzen. Bis es soweit ist bedarf es jedoch genauer Absprachen zwischen Druckerei und Kunde um die Weitergabe unzertifizierter PDFs zu ermöglichen.

Übrigens: Durch den Einsatz von PDFMarks können Sie auch auf dem Weg „Export als PostScript“ via Distiller PDFs mit nativer Transparenz erzeugen. In Ihre Distiller Joboptions müssen Sie dazu im Texteditor den Parameter /AllowTransparency auf „True“ setzen.

Georg Obermayr, August 2009