Im ersten Teil dieser Serie haben wir gezeigt, dass sich ein Redaktionssystem bereits für kleinere Projekten wie Datenblätter ideal eignet. Wie aber schlägt sich der Einsatz eines solchen Systems finanziell nieder und welche Einsparpotentiale entstehen konkret daraus?

Durch die kollaborative Zusammenarbeit in einem Redaktionssystem profitieren i.d.R. sowohl Kunde also auch Agentur bzw. Druckerei. Dies ist vor dem Hintergrund möglicher Geschäftsmodelle wichtig zu verstehen. Nachfolgende Angaben zu Prozessvereinfachungen und Kostensenkungen beziehen sich wieder auf das Quark Publishing System, kurz QPS, von Quark:

• Texte direkt in das Layout eingeben. Über ein integriertes Web-Interface können Ihre Kunden die Inhalte direkt in das Layout erfassen. Dadurch müssen alle Texte zukünftig nur noch einmal eingegeben und formatiert werden. Textübernahmen aus Word sind nicht mehr notwendig. Ebenfalls ist von Beginn an ersichtlich, ob ein Text in das Layout passt. Mehraufwände durch zu lange oder zu kurze Texte entfallen fast vollständig.
• Autorenkorrekturen selbst vornehmen. Über denselben Weg können Ihre Kunden zukünftig alle textlichen Autorenkorrekturen selbst vornehmen. Wenn man bedenkt, dass gerade bei umfangreichen Projekten die Autorenkorrekturen oftmals bis zu 60% von Zeit und Aufwand ausmachen ergeben sich so immense Kostenvorteile. Über das Reaktionssystem lässt sich weiterhin auch der unternehmensinterne Abstimmungsprozess abbilden. Die Korrekturzyklen mit der Agentur/Druckerei werden so auf ein Minimum begrenzt. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Verfügbarkeit des Systems: Über den Webzugriff wird der Kunde unabhängig von Arbeits- und Reaktionszeiten des Kreativpartners.
• Echtzeit-Zugriff auf Dokumente. Aus dieser 24/7-Bereitschaft ergibt sich ein weiterer interessanter Aspekt: Die Notwendigkeit von Ansichts-PDFs des aktuellen Layout-Stands entfällt nahezu komplett. Immer wenn Agentur/Druckerei eine neue Version des Layouts absichern, wird die Ansicht auch automatisch im Web aktualisiert. Somit ist für den Kunden der aktuelle Stand in Echtzeit immer einsehbar. Er ist nicht mehr darauf angewiesen, dass ihm dieser manuell mitgeteilt wird. So wird der gesamte Kommunikationsprozess vereinfacht. Davon abgesehen, dass auch das Schreiben und Versenden vieler Ansichts-PDFs sehr zeitintensiv sein kann.
• Gleichzeitig an Projekten arbeiten. Durch die angesprochene Trennung von Layout und Inhalt können mehrere Leute im Redaktionssystem gleichzeitig am selben Projekt arbeiten. So lassen sich auch zeitliche Engpässe geschickt auflösen, da Kunde und Agentur/Druckerei nur noch selten aufeinander waren müssen.
• Verringerter Nachverfolgungsaufwand. Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto höher wird der administrative Aufwand für die Projektleitung: Wer macht gerade was? Welche Inhalte sind überfällig? Dieses ständige Nachfassen kann bei umfangreichen Projekten bis zu 20% der Zeit ausmachen und so stark Ressourcen binden. Über ein Redaktionssystem können mittels intelligenter Suchen alle offenen Aufgaben immer im Blick gehalten und gesteuert werden – auch hier natürlich wieder in Echtzeit.
• Automatisierungen. Ein weites Feld sind serverbasierte Automatisierungen. Als Beispiel sei hier nur die Erstellung von Druck-PDFs genannt. So können automatisch beim Statuswechsel auf „Druckfreigabe“ serverbasiert PDF/X-Dateien erzeugt werden. Das entlastet wiederum den lokalen Arbeitsplatz von wertvollerer Rechenzeit und sichert obendrein die Qualität. Auf ähnlichen Weg lassen sich E-Mail basierte Benachrichtigungen einrichten, welche die jeweiligen Projektbeteiligten über neue Aufgaben informieren.

Die möglichen Einsparungen sowohl in zeitlicher und finanzieller Hinsicht durch den Einsatz eines Redaktionssystems sind also enorm: Unternehmen bekommen in jeder Hinsicht wieder „mehr Luft“ um aktives und gewinnbringendes Marketing zu betreiben.  Ganz zu schweigen davon, dass ein solches System auch regulativ in die Prozessoptimierung eingreift. Somit stellen Redaktionssysteme, wie etwa das QPS, für Mediendienstleister einen wesentlichen Baustein dar, wenn es darum geht auch zukünftig am Markt bestehen zu können.

Georg Obermayr
zuerst erschienen im Deutschen Drucker 10/2010

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